Sortie d’un salarié … les documents à lui remettre.

L’un de vos salariés souhaite démissionner, vous allez le licencier ou une rupture conventionnelle est en cours de finalisation, en tant qu’employeur quelles sont vos obligations en matière de formalités notamment au niveau des différents documents à lui remettre au moment de la rupture de la relation contractuelle. Revue des obligations à connaître avec

Quand et comment les remettre ?

Au moment du départ du salarié, vous devez lui remettre dans les locaux de l’entreprise et en cas d’impossibilité du salarié notamment pour des raisons médicales, lui envoyer, à l’expiration du contrat de travail à la fin du préavis, qu’il soit exécuté ou non.

Ni trop tôt, ni trop tard, pour limiter les risques juridiques, remettez les documents obligatoires, au moment de la rupture effective du contrat de travail.…

Quels documents ?

Un certificat de travail établi par l’employeur avec outre les coordonnées du salarié et de l’employeur, la date d’entrée du salarié dans l’entreprise, son historique au sein de l’entreprise avec les différents emplois occupés et leurs natures et les périodes correspondantes, la date de sortie.

Il doit également indiquer le maintien de la mutuelle durant la période de chômage si le salarié en bénéficie à la fin de son contrat de travail. D’éventuelles informations pouvant porter préjudice au collaborateur sont à proscrire totalement.

L’attestation pour Pôle Emploi. A la fin de la relation contractuelle quelle qu’en soit la nature, l’employeur doit fournir l’attestation permettant à ce dernier de faire valoir ses droits au chômage. Il est joint aux autres documents remis au salarié. En parallèle un exemplaire est à transmettre à Pôle Emploi. Il est cependant possible de le remplir en ligne sur le site de Pôle Emploi.

L’employeur doit également remettre un solde de tout compte avec le dernier bulletin de salaire signé par les deux parties qui récapitule des toutes les sommes versées lors de la rupture du contrat de travail (le salaire, l’indemnité de congés payés, les primes éventuelles, l’indemnité de licenciement, l’indemnité compensatrice de préavis le cas échéant, les heures supplémentaires, etc ..). Ce reçu peut cependant être dénoncé dans les 6 mois qui suivent sa signature, au-delà de cette période il devient libératoire pour l’employeur.

Un état récapitulatif des avoirs épargnés dans le cadre de la participation, de l’intéressement, des plans d’épargne entreprise doit également lui être remis si un dispositif d’épargne salarial existait au sein de l’entreprise.

Afin de sécuriser cet encadrement juridique, n'hésitez pas à faire appel à des professionnels comme un prestataire de paie

Du fait de la portabilité de son droit individuel à la formation (DIF), il peut demander, pendant son préavis ou après la cessation de son contrat de travail, à mobiliser ses heures de formation acquises au titre du DIF, pour une action comme un bilan de compétences, une session de formation par exemple. Cette possibilité n’existe pas en cas de licenciement pour faute lourde ou en cas de départ en retraite :

Pour en savoir plus :service-public

Les autres points à prendre en compte

N’oubliez pas de compléter le registre du personnel en renseignant la date de sortie du salarié. Et si votre salarié bénéficiait d’avantages récupérez les équipements qui étaient mis à sa disposition (voiture de fonction, téléphone, ordinateur portable, ..).